DFOD Agen Ekspedisi: Cara Kerja Ongkir Dibayar Penerima

Di loket agen, ada satu pertanyaan yang makin sering terdengar: bisakah ongkirnya dibayar oleh penerima saja? Pengirim mungkin sedang mengembalikan barang pesanan, menitipkan dokumen untuk rekan kerja, atau mengirim barang yang memang diminta pihak di seberang sana. Layanan yang menjawab kebutuhan itu disebut DFOD.

Bagi Anda yang mengelola loket, memahami DFOD agen ekspedisi berarti mengerti tiga hal sekaligus: siapa membayar apa, kapan kewajiban itu berpindah, dan apa yang terjadi bila penerima menolak. Artikel ini menguraikannya dari kacamata agen, supaya Anda bisa menerima kiriman jenis ini dengan percaya diri dan menjelaskannya kepada pelanggan tanpa ragu.

Apa itu DFOD dan apa bedanya dengan COD

DFOD adalah singkatan dari delivery fee on delivery, yaitu skema pengiriman yang ongkos kirimnya ditagihkan kepada penerima ketika paket tiba. Pengirim menyerahkan paket tanpa membayar ongkir di muka, lalu kurir menagih biaya tersebut di alamat tujuan sebelum menyerahkan barang.

Istilah ini kerap tertukar dengan COD. Pada COD, yang ditagih kurir adalah harga barang, biasanya untuk transaksi jual beli, dan hasilnya dicairkan kepada penjual. Pada DFOD, yang ditagih hanyalah biaya pengiriman, sehingga tidak ada dana penjualan yang perlu diteruskan kepada pengirim. Perbedaan ini penting dijelaskan sejak awal, sebab pelanggan yang salah paham bisa menunggu uang yang memang tidak pernah ada.

Alur DFOD agen ekspedisi dari loket sampai pintu penerima

Sebelum membahas alurnya, ingat bahwa tidak semua ekspedisi, layanan, atau wilayah tujuan mendukung skema ini, dan batas berat maupun nilai tagihannya mengikuti ketentuan masing-masing. Periksa pilihan yang tersedia saat membuat pesanan, serta pastikan ketentuan terbarunya di situs resmi ekspedisi yang bersangkutan.

Secara garis besar, perjalanan kiriman DFOD melewati tahapan yang sama dengan kiriman biasa. Bedanya terletak pada titik pembayaran dan pada informasi yang harus Anda pastikan sebelum paket diterima di loket. Urutannya seperti berikut.

• Pengirim datang membawa paket dan menyatakan ongkir akan dibayar penerima.
• Agen menimbang, mengukur, lalu memilih ekspedisi dan layanan yang mendukung DFOD untuk rute itu.
• Agen menyampaikan perkiraan biaya yang akan ditagih, kemudian pengirim mengabarkannya kepada penerima.
• Resi dicetak dengan keterangan DFOD dan paket diserahkan kepada kurir penjemput.
• Kurir di kota tujuan menagih biaya kepada penerima, lalu menyerahkan paket.

Siapa menanggung apa bila penerima menolak

Inilah bagian yang paling perlu Anda kuasai. Selama paket belum diterima, ongkos kirim belum dibayar oleh siapa pun, padahal ekspedisi sudah mengangkut barang itu. Jika penerima menolak, tidak dapat dihubungi, atau alamatnya keliru, paket akan diproses sebagai retur.

Pada titik itu, biaya yang sudah timbul biasanya dibebankan kembali kepada pihak pengirim sesuai ketentuan layanan. Karena pesanan dibuat melalui akun agen, tagihan tersebut dapat lebih dulu muncul di sisi Anda sebelum Anda menagihkannya kepada pelanggan. Pelajari ketentuan retur DFOD pada layanan yang Anda pakai, lalu tuangkan menjadi aturan loket yang jelas.

Contoh situasinya begini: seorang pelanggan mengirim suku cadang kepada bengkel langganannya dengan DFOD, tetapi pemilik bengkel sedang ke luar kota dan pegawainya enggan membayar. Paket pulang, dan pelanggan Anda harus menyelesaikan biayanya. Bila hal ini sudah Anda sampaikan di awal, percakapan saat paket kembali akan jauh lebih mudah.

Kiriman yang cocok dan yang sebaiknya ditimbang ulang

DFOD paling masuk akal ketika penerima memang menunggu barangnya dan sudah sepakat menanggung ongkir. Pengembalian barang kepada penjual, pengiriman sampel yang diminta calon pembeli, dokumen antarkantor, atau titipan keluarga adalah contoh yang lazim. Pada kiriman semacam ini, kedua pihak saling mengenal dan pembayaran di tujuan justru memudahkan.

Sebaliknya, berhati-hatilah bila pengirim tidak mengenal penerima, tidak punya nomor telepon yang bisa dihubungi, atau terlihat ragu ketika ditanya apakah penerima sudah setuju. Paket berukuran besar dengan ongkir tinggi juga patut dipikirkan dua kali, karena beban saat ditolak ikut membesar. Dalam keadaan seperti itu, sarankan pengirim membayar di muka atau menghubungi penerima dulu dari loket Anda.

Cara menjelaskan DFOD kepada pelanggan di loket

Penjelasan yang baik tidak perlu panjang. Sampaikan tiga kalimat inti: ongkir ditagih kurir kepada penerima saat paket tiba, penerima perlu menyiapkan pembayaran sesuai tagihan, dan bila paket ditolak biayanya kembali menjadi tanggungan pengirim sesuai ketentuan. Ucapkan dengan nada biasa, bukan nada memperingatkan.

Untuk menyebut perkiraan biaya, hindari menebak dari ingatan. Masukkan asal, tujuan, berat, dan ukuran paket ke fitur cek ongkir Kurir Pedia, lalu tunjukkan hasilnya kepada pelanggan agar ia bisa meneruskan angka itu kepada penerima. Skema ini umumnya memuat biaya layanan di samping ongkir, jadi tampilkan total tagihannya, bukan ongkir dasarnya saja.

Mintalah pengirim menandatangani atau menyetujui catatan singkat bahwa ia memahami ketentuan retur. Langkah kecil ini melindungi hubungan baik Anda dengan pelanggan ketika terjadi hal yang tidak diharapkan.

Pembukuan agen: pisahkan DFOD dari kiriman biasa

Karena tidak ada uang yang Anda terima dari pengirim saat serah terima, kiriman DFOD mudah terlupakan dalam catatan harian. Buat kolom khusus yang memuat nomor resi, nama dan nomor telepon pengirim, perkiraan tagihan, serta status terakhir. Kolom nomor telepon sangat berguna saat paket bermasalah dan Anda perlu menghubungi pengirim dengan cepat.

Pantau resi DFOD setiap hari lewat fitur lacak resi Kurir Pedia sampai berstatus diterima. Paket yang tertahan lebih dari biasanya sebaiknya segera ditindaklanjuti dengan meminta pengirim menghubungi penerima. Semakin cepat masalah alamat atau kesediaan membayar diselesaikan, semakin kecil kemungkinan paket berakhir sebagai retur.

Periksa pula mutasi saldo akun Anda secara berkala. Bila ada potongan yang berkaitan dengan kiriman DFOD yang kembali, cocokkan dengan nomor resinya sebelum menagihkannya kepada pelanggan, supaya Anda berbicara dengan bukti, bukan dengan perkiraan.

Kesalahan yang sering terjadi di loket

Banyak masalah DFOD berawal dari hal sepele yang terlewat ketika loket sedang ramai. Tempelkan daftar periksa singkat di dekat timbangan agar setiap petugas loket menanyakan hal yang sama kepada setiap pengirim.

Konsistensi seperti ini lebih berharga daripada mengandalkan ingatan satu orang. Berikut kesalahan yang kerap muncul dan patut masuk ke daftar periksa Anda.

• Menerima paket tanpa memastikan penerima sudah tahu dan setuju membayar ongkir.
• Mencatat nomor telepon penerima yang tidak aktif atau salah satu angka.
• Mengukur paket sekadarnya sehingga tagihan di tujuan berbeda dari yang dijanjikan.
• Lupa menjelaskan akibat penolakan, lalu berselisih dengan pelanggan saat paket kembali.

Kesimpulan

DFOD memberi agen satu pilihan layanan tambahan yang berguna, asalkan dijalankan dengan pemahaman yang utuh tentang siapa membayar dan siapa menanggung bila paket ditolak. Pastikan kesediaan penerima, ukur paket dengan teliti, catat setiap resi, dan jelaskan ketentuan retur sebelum paket berangkat. Jika Anda ingin membuat pesanan DFOD dari beberapa ekspedisi dalam satu akun, program partner agen Kurir Pedia bisa menjadi tempat untuk memulainya.